Η μεθοδολογία που έχει αναπτυχθεί από τον Όμιλο ΕΛΛΗΝΙΚΑ ΠΕΤΡΕΛΑΙΑ με στόχο τον επιτυχημένο και ουσιαστικό διάλογο με τους κοινωνικούς εταίρους αποτελεί ένα πολυσύνθετο έργο που έχει επιμεριστεί σε εξειδικευμένα υπο-προγράμματα με διαφορετικά χαρακτηριστικά και τρόπο υλοποίησης, προκειμένου να ανταποκρίνονται στις ιδιαιτερότητες των επιμέρους ομάδων και να εξασφαλίζεται ότι κάθε φορά χρησιμοποιούνται τα καταλληλότερα κανάλια και μέθοδοι επικοινωνίας. Τα κριτήρια με τα οποία γίνεται η επιλογή των μεθόδων επικοινωνίας αφορούν αφενός στο επίπεδο επιθυμητής ενημέρωσης και αφετέρου στη δυνατότητα ανάδρασης, ώστε η εταιρεία να λαμβάνει τα μηνύματα και να αντιδρά άμεσα και ουσιαστικά σε αυτά.
Αναγνωρίζοντας ότι οι εργαζόμενοι μας είναι οι πιο σημαντικοί πρεσβευτές μας, μεριμνούμε για την συνεχή και έγκαιρη ενημέρωσή τους με πολλούς τρόπους όπως: η συστηματική εκπαίδευση, το εσωτερικό δίκτυο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι πίνακες ανακοινώσεων και οι ενημερωτικές συναντήσεις. Η ανατροφοδότηση της πληροφόρησης εκ μέρους των εργαζομένων είναι ζωτικής σημασίας και γίνεται κυρίως μέσω της θυρίδας προτάσεων, στοχευμένων ερευνών που αφορούν το περιβάλλον εργασίας ή ειδικών προγραμμάτων. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι συνδιαλέγονται και μέσω των συλλογικών οργάνων εκπροσώπησης.
Ο διάλογος με τους Προμηθευτές πραγματοποιείται στο πλαίσιο συναντήσεων ή επιθεωρήσεων καθώς και μέσω ερωτηματολογίου αξιολόγησης στο οποίο έχουν περιληφθεί κοινωνικά κριτήρια και δείκτες, καθώς και οι δέκα αρχές του Οικουμενικού Συμφώνου του ΟΗΕ.
Για την επικοινωνία με τους Πελάτες και Καταναλωτές υπάρχει 24ωρη γραμμή επικοινωνίας, τεχνικής υποστήριξης και επίλυσης παραπόνων.
Παράλληλα, πραγματοποιούνται έρευνες σε διάφορα πεδία τα αποτελέσματα των οποίων αξιοποιούνται για τη βελτίωση των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών και διαχείριση παραπόνων. Ειδικά για τα πρατήρια εφαρμόζεται πρόγραμμα ελέγχου σε συνεργασία με το ΕΜΠ καθώς και πρόγραμμα μυστικού επισκέπτη. Η ενημέρωση σχετικά με τα προϊόντα είναι πλήρης, συνεχής και εύκολη.
Διαφοροποιημένο μοντέλο επικοινωνίας ακολουθείται με το δίκτυο πρατηρίων/πρατηριούχοι, το οποίο περιλαμβάνει ενημέρωση και εκπαίδευση σε καίρια ζητήματα αλλά και έρευνες επικεντρωμένες στη βελτίωση της συνεργασίας με απώτερο αποδέκτη τον τελικό καταναλωτή. Επίσης, πραγματοποιούνται έλεγχοι, επιθεωρήσεις και προσωπικές επαφές με όλους τους συνεργάτες.
Με την τοπική και ευρύτερη κοινωνία συμπεριλαμβανομένων πολιτών, συλλόγων, ΜΚΟ, Περιβαλλοντικών Οργανώσεων, Κοινωνικών Υπηρεσιών, εκπαιδευτικής κοινότητας κλπ έχει καθιερωθεί διαρκής διάλογος επικεντρωμένος σε πολιτική ανοιχτής πόρτας, o οποίος πραγματοποιείται με φυσική παρουσία, συναντήσεις, συνέδρια, εκδηλώσεις κλπ. καθώς και με την αξιοποίηση των ηλεκτρονικών μέσων (site, social networks) ή μέσω δημοσιευμάτων και ανακοινώσεων. Επίσης, πραγματοποιούνται έρευνες κοινής γνώμης και focus groups, προσωπικές συνεντεύξεις καθώς και αξιολόγηση των κυριότερων δράσεων με βάση τον κοινωνικό τους αντίκτυπο σύμφωνα με τη μεθοδολογία SROI.
Μέσα ενημέρωσης και διαμορφωτές κοινής γνώμης, social media: αξιοποίηση των παραδοσιακών τρόπων επικοινωνίας και ειδικά των νέων δικτύων κοινωνικής ενημέρωσης αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο για τη συλλογή και διαχείριση τόσο των απόψεων των κοινωνικών εταίρων όσο και της κατάλληλης διαχείρισης/αντιμετώπισης στα θέματα που κάθε φορά τίθενται.
Επιχειρηματική Κοινότητα: Ο διάλογος με τις επιχειρήσεις και επιχειρηματικούς συλλόγους αναπτύσσεται μέσω της συμμετοχής στελεχών σε ημερίδες, συνέδρια, συλλόγους, δίκτυα, ως μελών σε κλαδικά όργανα,εντός και εκτός Ελλάδας, με συνεργασίες και συνέργιες σε τοπικό και κλαδικό επίπεδο, ενώ πληροφορίες για την εταιρεία ανακοινώνονται στο διαδίκτυο και στα ΜΜΕ.
Πολιτεία και Κανονιστικές Αρχές: Ιδιαίτερες συναντήσεις πραγματοποιούνται και με εποπτεύοντες φορείς, υπουργεία και Κανονιστικές Αρχές.
Οι μέτοχοι και οι επενδυτές, κεφαλαιαγορά, πάροχοι κεφαλαίου,ενημερώνονται μέσω ανακοινώσεων, δελτίων τύπου, teleconferences, ειδικών εκδόσεων, road shows, τακτικών και έκτακτων συνελεύσεων καθώς και συναντήσεων.
Επιστημονική και Ακαδημαική Κοινότητα με ανταλλαγή τεχνογνωσίας και επιστημονικής έρευνας, μνημόνια συνεργασίας.
Από το 2013 υιοθετήθηκε η μεθοδολογία του προσδιορισμού των Ουσιαστικών Θεμάτων για τον Όμιλο, ως πρόσθετο εργαλείο για την συγκέντρωση, αξιολόγηση και αξιοποίηση της άποψης των κύριων Κοινωνικών Εταίρων. Η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε στηρίχθηκε σε δομημένες συνεντεύξεις και συμπλήρωση ερωτηματολογίων με αποτέλεσμα τη διαμόρφωση Χάρτη των Ουσιαστικών Θεμάτων.
