Με αφορμή την επιταχυνόμενη ενεργειακή μετάβαση, ο Όμιλος σχεδιάζει έναν ολιστικό μετασχηματισμό, με την ονομασία «Όραμα 2025». Το «Όραμα 2025» ορίζει τη στρατηγική για την αξιοποίηση των ευκαιριών που δημιουργούνται από τον μεταβαλλόμενο ενεργειακό κόσμο. Ένας από τους κύριους πυλώνες από τους οποίους αποτελείται το «Όραμα 2025 είναι ο καθορισμός σαφών περιβαλλοντικών στόχων, συμπεριλαμβανομένης της μείωσης κατά 50% του ανθρακικού αποτυπώματος έως το 2030, με δέσμευση για net zero έως το 2050. Στο πλαίσιο υλοποίησης δράσεων για την ενεργειακή μετάβαση του ομίλου, η οποία ευθυγραμμίζεται απολύτως με το στόχο μετριασμού του φαινομένου της κλιματικής αλλαγής, η διαχείριση ενέργειας βρίσκεται στον πυρήνα της στρατηγικής του ομίλου.
Με γνώμονα την αποτελεσματική εφαρμογή και λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Ενέργειας δημιουργήθηκε αρχικά ένα ξεχωριστό οργανόγραμμα με συγκεκριμένους ρόλους και υπευθυνότητες :
Σε κάθε διυλιστήριο ορίστηκε ένας Υπεύθυνος για το Σύστημα Ενεργειακής Διαχείρισης (ΥΣΕΔ) ο οποίος αποτελεί τον υπεύθυνο της εφαρμογής του Συστήματος. Ο ΥΣΕΔ υποστηρίζεται στο έργο του από την Ομάδα Διαχείρισης Ενέργειας (ΟΔΕ) κάθε διυλιστηρίου. Η Ομάδα Διαχείρισης Ενέργειας αποτελείται από στελέχη όλων των Τμημάτων του διυλιστηρίου που επηρεάζουν άμεσα ή έμμεσα την κατανάλωση ενέργειας. Τα μέλη της χωρίζονται σε τακτικά (στελέχη από τμήματα Λειτουργίας, Περιβάλλοντος, Συντήρησης / Ηλεκτρολογικό και Μηχανολογικό) τα οποία συσκέπτονται περιοδικά με σκοπό την αξιολόγηση της ενεργειακής επίδοσης του διυλιστηρίου και την υλοποίηση δράσεων ή διορθωτικών ενεργειών και μη τακτικά (στελέχη από τμήματα Οργάνων, Μελετών Κατασκευών) τα οποία καλούνται στις συσκέψεις εφόσον απαιτηθεί βάση της της εκάστοτε ατζέντας.Ένας Ενεργειακός Διαχειριστής (ΕΔ) αποτελεί τον Υπεύθυνο για την εφαρμογή του Συστήματος Ενεργειακής Διαχείρισης σε κάθε διυλιστήριο σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO 50001.
Για την Εγχώρια Εμπορία Καυσίμων (EKO), σε κάθε Επιχειρησιακή Μονάδα (Εγκαταστάσεις και Λειτουργία, Αεροπορική Βιομηχανία και Κεντρική Διοίκηση/Γραφείο) η Ομάδα Διαχείρισης Ενέργειας αποτελείται από στελέχη όλων των Τμημάτων που επηρεάζουν άμεσα ή έμμεσα την κατανάλωση ενέργειας. Η ξεχωριστή Ομάδα Ενεργειακής Διαχείρισης της Καλυψώ KEA συγκεντρώνει τη σχετική εμπειρογνωμοσύνη για την καθοδήγηση της ανάπτυξης, της εφαρμογής και της συντήρησης του Συστήματος Ενεργειακής Διαχείρισης. Ένας Ενεργειακός Υπεύθυνος είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή του Συστήματος Ενεργειακής Διαχείρισης στην Εγχώρια Εμπορία Καυσίμων.
Το έργο των ανωτέρω, στα διυλιστήρια και στην Εγχώρια Εμπορία Καυσίμων, εγκρίνεται από τη Διοίκηση η οποία με γνώμονα τη συνεχή βελτίωση, διασφαλίζει τους απαιτούμενους πόρους στο πλαίσιο και της εφαρμογής γενικότερων πολιτικών, νομικών και άλλων δεσμεύσεων του οργανισμού.
Οι ενεργειακές βάσεις αποτελούν ζωτική απαίτηση του προτύπου ενεργειακής διαχείρισης ISO50001. Οι ενεργειακές βάσεις είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει σε έναν οργανισμό να συγκρίνει την κατανάλωση και την απόδοση πριν και μετά την πραγματοποίηση μιας λειτουργικής αλλαγής. Οι γραμμές βάσης χρησιμοποιούν μια χρονική περίοδο αναφοράς που συσχετίζουν τη συνολική κατανάλωση ενέργειας μιας μονάδας με συγκεκριμένες λειτουργικές και άλλες παραμέτρους. Εάν μια γραμμή βάσης δεν είναι ακριβής, δεν μπορεί να παρακολουθηθεί η αποτελεσματικότητα ενός συστήματος ενεργειακής διαχείρισης και, ως εκ τούτου, δεν μπορούν να ληφθούν διορθωτικά μέτρα και/ή να προσδιοριστούν ενέργειες βελτίωσης.
Για ένα διυλιστήριο, το οποίο χαρακτηρίζεται από υψηλή πολυπλοκότητα διεργασιών και λειτουργιών, ο καθορισμός των κατάλληλων ενεργειακών γραμμών βάσης θεωρείται μία από τις μεγαλύτερες τεχνικές προκλήσεις. Για το παρόν Σύστημα Διαχείρισης, μετά από εξειδικευμένη στατιστική επεξεργασία και μελέτη μεγάλου αριθμού λειτουργικών παραμέτρων, δημιουργήθηκαν περίπου 50 διαφορετικές ενεργειακές γραμμές βάσης και για τα τρία διυλιστήρια που καλύπτουν τη συνολική κατανάλωση ενέργειας, τόσο θερμικής όσο και ηλεκτρικής.
Αντίστοιχα, για την Εγχώρια Εμπορία Καυσίμων (ΕΚΟ), αναπτύχθηκαν 21 ενεργειακές γραμμές βάσης: 10 για τις εγκαταστάσεις καυσίμων, 2 για το εργοστάσιο παραγωγής λιπαντικών, 1 για το κτίριο των κεντρικών γραφείων, 8 για τις εγκαταστάσεις ανεφοδιασμού αεροσκαφών. Για τα πρατήρια καυσίμων Καλυψώ, έχουν αναπτυχθεί 165 ενεργειακές γραμμές βάσης.
Στη συνέχεια και με γνώμονα την αξιοποίηση όλων των διαδικασιών από τα πιστοποιημένα υφιστάμενα συστήματα διαχείρισης Περιβάλλοντος και Ποιότητας για την αποτελεσματική τεκμηρίωση του συστήματος υλοποιήθηκαν τα εξής : α) Τροποποιήθηκαν κατάλληλα οι υφιστάμενες διαδικασίες με σκοπό να καλύπτουν και ζητήματα διαχείρισης ενέργειας β) Δημιουργήθηκαν μόνο τρεις νέες διαδικασίες και για τα τρία διυλιστήρια αποκλειστικά σχετιζόμενες με το πρότυπο ISO 50001.
Τέλος για την αρτιότερη λειτουργία του συστήματος διαχείρισης έγινε εκπαίδευση σε στελέχη, μηχανικούς και χειριστές οι οποίοι, λόγω της φύσης της εργασίας τους, μπορούν να επηρεάσουν την κατανάλωση ενέργειας. Συγκεκριμένα εκπαιδεύτηκαν σε πρώτη φάση μηχανικοί και στελέχη από τα τμήματα Λειτουργίας, Περιβάλλοντος, Συντήρησης Ηλεκτρολογικού και Μηχανολογικού εξοπλισμού.
