ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ

Οι ομάδες χωρίστηκαν σε δύο υποομάδες των τριών ατόμων η κάθε μία. Η μία υποομάδα αποτελεί την ομάδα αποσύρραψης και η δεύτερη αποτελεί την ομάδα σάρωσης. Η ομάδα σάρωσης αποτελείται από το χρήστη του scanner (σαρωτή), ο οποίος έχει και τη γενική επιμέλεια της διαδικασίας, το χειριστή του λογισμικού καθώς, επίσης, και τον υπεύθυνο ποιοτικού ελέγχου.
 

Ακολουθούν τα στάδια της διαδικασίας ψηφιοποίησης:
 

1. Διαδικασία Παράδοσης/Παραλαβής: Ο υπεύθυνος αρχείου της Διεύθυνσης Μεταφορών προετοιμάζει τους φακέλους ανά διακόσια τεμάχια τα οποία καταγράφει στο Δελτίο Ψηφιοποίησης το οποίο και υπογράφει. Στη συνέχεια, τους παραδίδει στον υπεύθυνο αποθήκης του Προγράμματος σε ειδικά box μεταφοράς. Κάθε δεσμίδα διακοσίων φακέλων αποτελεί ένα ράφι (Dexion) της αποθήκης του αρχείου της Διεύθυνσης Μεταφορών.
2. Προετοιμασία Φακέλων: Ο υπεύθυνος αποθήκης διανέμει τα box μεταφοράς με τους φακέλους στις ομάδες αποσύρραψης συνοδευόμενα από τα Δελτία Ψηφιοποίησης. Η διαδικασία περιλαμβάνει το διαχωρισμό των διοικητικών πράξεων σε κάθε φάκελο καθώς και την αφαίρεση των μεταλλικών στοιχειών (συρραπτικά, καρφίτσες, συνδετήρες κτλ.). Στη συνέχεια, πραγματοποιείται ο διαχωρισμός των σελίδων οι οποίες χρήζουν ειδικής μεταχείρισης λόγω μη αφαιρούμενων μεταλλικών στοιχείων (φωτογραφίες, διπλώματα με περτσίνια κτλ.). Στο πέρας της προετοιμασίας κάθε φακέλου σημειώνεται η αντίστοιχη θέση στο Δελτίο Ψηφιοποίησης και τοποθετείται σε νέο box μεταφοράς. Στο τέλος της διαδικασίας αποσύρραψης όλου του box μεταφοράς υπογράφεται το Δελτίο Προετοιμασίας από τον υπεύθυνο προετοιμασίας. Το νέο box μεταφοράς παραδίδεται συνοδευόμενο από το Δελτίο Ψηφιοποίησης στις ομάδες σάρωσης.
3. Διαδικασία Σάρωσης: Οι ομάδες σάρωσης παραλαμβάνουν τα box μεταφοράς. Ο χειριστής των scanner (σαρωτών) τοποθετεί τα έγγραφα στα ADF - Auto Document Feeders (αυτόματοι τροφοδότες χαρτιού) και ενημερώνει το χειριστή του λογισμικού για να ξεκινήσει τη διαδικασία σάρωσης. Τα έγγραφα ειδικής μεταχείρισης σαρώνονται με τη σειρά τους σε scanner τύπου flatbed. Ο χειριστής του λογισμικού κάνει τις απαραίτητες διορθώσεις (περιστροφές σελίδων, ενδεχόμενες απαραίτητες αλλαγές σειράς κτλ.) και σημειώνει στην αντίστοιχη θέση του Δελτίου Ψηφιοποίησης ότι ο φάκελος έχει σαρωθεί.
4. Διαδικασία Ελέγχου: Αρμοδιότητα του υπεύθυνου ποιοτικού ελέγχου είναι να επιβεβαιώσει ότι ταυτίζεται ο φυσικός φάκελος με τον αντίστοιχο ψηφιοποιημένο. Ταυτόχρονα, συμπληρώνει σε αρχείο Excel τον Αριθμό Φακέλου και το Ονοματεπώνυμο του πολίτη με σκοπό τη δημιουργία μίας βάσης δεδομένων για μελλοντική χρήση.
5. Διαχείριση Φυσικού Αρχείου και Αποθήκευση: Οι φυσικοί φάκελοι οι οποίοι έχουν ήδη ψηφιοποιηθεί συλλέγονται από τον υπεύθυνο αποθήκης του προγράμματος. Στη συνέχεια δεματοποιούνται, τοποθετούνται οι ανάλογες ετικέτες στα δέματα και τοποθετούνται σε παλέτες. Οι παλέτες αποθηκεύονται σε αποθήκη της Περιφέρειας Κρήτης.
6. Συλλογή και Αρχειοθέτηση Ψηφιοποιημένου Αρχείου: Ο υπεύθυνος αρχειοθέτησης, στο τέλος της ημέρας, συλλέγει τους ψηφιοποιημένους φακέλους και τους ταξινομεί. Σε επόμενο στάδιο, γίνεται σύνθεση και μετατροπή των σαρωμένων εγγράφων σε αρχεία τύπου PDF τα οποία, στη συνέχεια, υπογράφονται ηλεκτρονικά από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της Περιφέρειας Κρήτης.