ΟΤΑ: 75 ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ
Η Περιφέρεια Κρήτης είναι ΝΠΔΔ (ΟΤΑ Β΄ βαθμού) με έδρα το Ηράκλειο και αποτελείται από 4 Περιφερειακές Ενότητες: Ηρακλείου, Λασιθίου, Ρεθύμνου και Χανίων. Σχεδιάζει και εφαρμόζει πολιτικές για την οικονομική, κοινωνική, τουριστική και πολιτισμική ανάπτυξη του νησιού.
Περισσότερες πληροφορίες:
Η Ηλεκτρονική Συνεργατική Πλατφόρμα, Comidor, αναπτύχθηκε από την Περιφέρεια Κρήτης σε συνεργασία με την εταιρεία b-Open, στο Πλαίσιο του Στρατηγικού Σχεδιασμού - Επιχειρησιακού Προγράμματος 2015-2019 της Π.Κ., https://www.crete.gov.gr/wp-content/uploads/2018/04/perif_kritis_e-gov_strategy_2015-19.pdf (Άξονας 3, Βέλτιστες Πρακτικές, Στόχος 15) με σκοπό να συνδέσει τις υπηρεσίες της με πολλαπλό τρόπο. Διαχείριση Επικοινωνίας, Τεχνογνωσίας και Νομοθεσίας. Προτυποποίηση, Διαχείριση Διεργασιών, Project Management κα. https://comidor.crete.gov.gr/main#Desktop.
Ο Στόχος της συγκεκριμένης Πρωτοβουλίας, ήταν η οργάνωση των Συλλογικών Οργάνων της Περιφέρειας Κρήτης, δηλαδή της Οικονομικής Επιτροπής, της Επιτροπής Περιβάλλοντος, της Επιτροπής Προγραμματισμού και φυσικά του Περιφερειακού Συμβουλίου, με τρόπο ώστε να καταργηθούν οι χιλιάδες σελίδες χαρτιού που κατασπαταλούνταν κάθε φορά, περνώντας σε ένα ψηφιακό μετασχηματισμό εισηγήσεων και αποφάσεων των Συλλογικών Οργάνων αλλά και παράλληλα, στην απλούστευση των διαδικασιών τόσο των Εισηγήσεων όσο και των Αποφάσεων των Οργάνων με τρόπο απλό, άμεσο, διαφανή.
Το κοινό στο οποίο απευθύνεται η εφαρμογή είναι όλοι οι υπάλληλοι της Περιφέρειας Κρήτης, στο σύνολο των υπηρεσιών και των Περιφερειακών Ενοτήτων της, το σύνολο των Περιφερειακών Συμβούλων της, οι Πρόεδροι και τα Μέλη των Επιτροπών και των Συλλογικών Οργάνων της. Πιο συγκεκριμένα, από το σύνολο των υπαλλήλων της Περιφέρειας Κρήτης, Ομάδα Στόχος είναι όλοι εκείνοι που εισάγουν μέσω των υπηρεσιών τους εισηγήσεις προς το σύνολο των Συλλογικών Οργάνων, όπως αυτά παρουσιάσθηκαν και πριν (Οικονομική Επιτροπή, Επιτροπή Περιβάλλοντος και Προγραμματισμού ή Ανάπτυξης και Περιφερειακό Συμβούλιο). Επίσης, σημαντικό ωφελούμενο κοινό είναι τα μέλη του Τμήματος Συλλογικών Οργάνων τα οποία χειρίζονται το σύνολο των εισηγήσεων - αποφάσεων της Περιφέρειας και βέβαια το σύνολο των αιρετών, Περιφερειακών Συμβούλων, Εντεταλμένων, Αντιπεριφερειαρχών και του Περιφερειάρχη, που δεν χρησιμοποιούν πια χαρτί αλλά Tablets για να διαχειρίζονται τις συνεδριάσεις, εισηγήσεις και αποφάσεις της Οικονομικής Επιτροπής, αλλά και των υπολοίπων Συλλογικών Οργάνων της Περιφέρειας κυρίως δε του Περιφερειακού Συμβουλίου της ΠΚ.
Από το 2019 και στη συνέχεια, δεν υπάρχει χρονική διάρκεια, η απόφαση της Διοίκησης είναι η εφαρμογή να συνεχίζει να λειτουργεί και να βελτιώνεται, ες αεί! Για πριν το 2019 έχουμε αρχίσει και θα συνεχίσουμε ψηφιοποιήσεις για όσα χρόνια θέλουμε. [244 χαρακτήρες]
Από το 2019 και πίσω, υπάρχει η προοπτική να ψηφιοποιηθούν και να εισαχθούν εισηγήσεις και αποφάσεις για όσα χρόνια κρίνεται ότι εξυπηρετείται η Περιφέρεια Κρήτης, οι υπηρεσίες και τα Στελέχη της αλλά κυρίως, οι βασικές άξονες Πυλώνες του Στρατηγικού της Σχεδιασμού, που όπως προαναφέραμε είναι η Εξυπηρέτηση των Πολιτών και των Υπηρεσιών, η Διαφάνεια κι η Αποτελεσματικότητα - Υπευθυνότητα, των δράσεων και της Διοίκησης της Π.Κ.
Το όλο σκεπτικό στηρίζεται στην μοντελοποίηση της διεργασίας (BPR) με σκοπό την αυτοματοποίηση της αλλά και την διαφάνεια - αποτελεσματικότητα της.
α. Πρόσκληση: Το Τμήμα Συλλογικών Οργάνων, σε συνεργασία με τον Πρόεδρό, "ανεβάζει" την πρόσκλησή για το Συλλογικό Όργανο, π.χ. την Οικονομική Επιτροπή. Ορίζει καταληκτική ημερομηνία και αποστέλλει την πρόσκληση, στα μέλη του. https://comidor.crete.gov.gr/main#Meetings___568969489973000
β. Εισηγήσεις: Οι χρήστες ανεβάζουν τις εισηγήσεις τους στο πλαίσιο της πρόσκλησης, οι οποίες πλέον είναι διαθέσιμες στα μέλη των επιτροπών και στους χρήστες με τρόπο διαφανή, απλό και φυσικά χωρίς χαρτί. Η διαδικασία αυτή συνεχίζεται ως την καταληκτική ημερομηνία ανάρτησης των εισηγήσεων.
γ. Συνεδρίαση: Το Τμήμα των Συλλογικών Οργάνων συνεδριάζει χωρίς χαρτί, paperless, τα μέλη του προσέρχονται με Tablets που έχει προμηθευτεί η ΠΚ, οι εισηγήσεις συζητιόνται μέσα από αυτό το πλαίσιο κι οι αντίστοιχες αποφάσεις λαμβάνονται κι αναρτώνται στο αντίστοιχο πεδίο της εφαρμογής Comidor.
δ. Καινοτομία. Χωρίς χαρτί, μοντελοποίηση εισηγήσεων και αποφάσεων, σύνδεση αποφάσεων με προηγούμενες και επόμενες, απλούστευση διαδικασίας. Η Πλατφόρμα λειτουργεί στο Cloud χωρίς κανένα περιορισμό χωρητικότητας απ' το mailbox του mailer ως και το σύνολο των αναρτήσεων της Π.Κ.
ε. Αποδοχή. Φορείς όπως το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης, έχει εκφράσει την επιθυμία να αντιγράψει αυτή την τενογνωσία για να μεταφέρει την λογική των Paperless Συλογγικών Οργάνων και στις 13 Περιφέρειες της χώρας, κάνοντας την πρακτική Εθνικά Οριζόντια, πλήθος φορέων όπως η ΑΑΔΕ έχει εκφράσει αντίστοιχο ενδιαφέρον, ενώ είναι χαρακτηριστικό, ότι ακόμα και η μείζονα αντιπολίτευση της Περιφέρειας Κρήτης, όταν τα μέλη της παρέλαβαν τα Tablets τους και είδαν την λειτουργία της Πλατφόρμας, εξέφρασαν με Δελτίο Τύπου την ευαρέσκειά τους. https://www.kriti24.gr/theseis-kai-protaseis-stin-oikonomiki-epitropi-apo-tin-parataxi-i-kriti-mprosta/
Η Διοίκηση και τα Συλλογικά Όργανα της Περιφέρειας Κρήτης, ειδικά για την Οικονομική Επιτροπή που είναι ο "πνεύμονας" της Περιφέρειας, μαζί με το Περιφερειακό Συμβούλιο, έχει περίπου 40 συνεδριάσεις ανά έτος, με ένα σύνολο εισηγήσεων που προσεγγίζει τις 3.000 ανά έτος. Ειδικά τα Τεχνικά θέματα, με προκηρύξεις, όρους, επιτροπές και προϋπολογισμούς τευχών αλλά και οι οικονομικές, πολιτιστικές, τουριστικές, γενικά διοικητικές δράσεις, έχουν ένα μέσο όρο φωτοαντιγράφων πάνω από 12 σελίδων, ανά εισήγηση και με έναν αριθμό 10-12 μελών ανά επιτροπή, μας δίνει περίπου 500.000 φωτοαντίγραφα μόνο για την Οικονομική Επιτροπή. Αν βάλουμε το Περιφερειακό Συμβούλιο και τις άλλες Επιτροπές φτάνουμε σε ένα αριθμό φωτοτυπιών πάνω από 2.000.000 / έτος. Αυτός, εξάλλου, ήταν ο βασικός λόγος για τον οποίο υπάλληλοι άλλης Περιφέρειας έκαναν καταγγελία για άσκοπη κατασπατάληση του Δημοσίου χρήματος. H εφαρμογή πετυχαίνει το στόχο της 100% και επομένως εξοικονομούνται περισσότερες των 2.000.000 σελίδων χαρτιού / έτος.
Περιφέρεια Κρήτης, Περιφερειακές Ενότητες Χανίων, Ρεθύμνου, Ηρακλείου, Λασιθίου, Σύνολο Υπηρεσιών, Τμήμα Υποστήριξης, Συλλογικών Οργάνων.
Δεν υπήρξε συνεργασία με άλλον φορέα, πέραν της εταιρείας b-open που αναπτύσσει την εφαρμογή και την βελτιώνει σύμφωνα με την ανάδραση που έχει από την Περιφέρεια Κρήτης, στα πλαίσια των συμβολαίων συντήρησης τα οποία υπογράφει. Να σημειωθεί ότι τα κόστη συντήρησης είναι τα μοναδικά, αφού συμβατικά η Πλατφόρμα είναι δωρεάν και δεν πρόκειται να χρεωθεί ποτέ στο Ελληνικό Δημόσιο ή / και την Π.Κ. και ανεξάρτητα, του αριθμού των χρηστών της.
Η συμμετοχή των Στελεχών της Περιφέρειας Κρήτης ήταν και είναι ενεργός. Συμμετείχαν οι Διευθύνσεις Πληροφορικής της Π.Κ. με ιδιαίτερη πρωτοβουλία εκείνων της Π.Ε. Ηρακλείου που σχεδίασαν το προϊόν και συνεχίζουν την βελτίωσή του. Πολύ σημαντική συμμετοχή είχαν οι εργαζόμενοι - στελέχη Πληροφορικής του προγράμματος Κοινωνικής Εργασίας του ΟΑΕΔ, οι οποίοι βοήθησαν στην μοντελοποίηση των διεργασιών, την εκπαίδευση των χρηστών, την σύνδεση πληροφορικής και υπηρεσιών, τους αιρετούς, τα όργανα. Εξαιρετική ήταν η συνεργασία του Τμήματος Συλλογικών Οργάνων και των Διοικητικών Υπηρεσιών με τους χειριστές - διατάκτες των εισηγήσεων, οι οποίοι καταχωρούν τα θέματα, απεγκλωβίζοντας την Περιφέρεια από την αντιπαραγωγική διαδικασία φωτοτύπησης των εισηγήσεων αλλά και των συνημμένων υποστηρικτικών εγγράφων που είναι υπερβολικά μεγάλα σε ποσότητα. Γενικά, η όλη διαδικασία, αποτέλεσε και συνεχίζει να αποτελεί, μια αρμονική συνεργασία, Στελεχών, Διοίκησης, ΙΤ's και Αιρετών, με πολύ ορατά αποτελέσματα.
Τα οφέλη είναι πολλαπλά για την Περιφέρεια Κρήτης και μπορούν να προσδιοριστούν σε 2 βασικές κατηγορίες τα άμεσα και τα έμμεσα. Πιο συγκεκριμένα:
α. Άμεσα Οφέλη: Ελαχιστοποίηση σπατάλης εργασιακών πόρων και χρήματος, αφού φωτοαντίγραφα, φωτοτυπικά, φαξ και εκτυπωτές, μεταλονταινίες, τόνερ και επισκευές μειώνονται, αλλά και μεγιστοποίηση του χρόνου των υπαλλήλων που δεν χρειάζεται να μετατρέπονται σε φωτοτυπείς κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων αλλά και σε μεταφορείς χαρτιού κατά την διάρκεια προετοιμασίας των εισηγήσεων. Το Τμήμα Υποστήριξης Συλλογικών Οργάνων, μπορεί πλέον να ασχοληθεί με τη σωστή - κοινή προετοιμασία των εισηγήσεων του, με την ορθότητα- νομιμότητα των αποφάσεων αντί για φωτοαντίγραφα.
β. Έμεσα Οφέλη. Εκτός από τις (3) βασικές αξίες της Περιφέρειας Κρήτης, την Εξυπηρέτηση, τη Διαφάνεια και την Αποτελεσματικότητα, οι οποίες εξυπηρετούνται από την πρώτη στιγμή, υπάρχει και μια πολύ μεγάλη προοπτική στο όλο αυτό σύστημα. Υπάρχει η δυνατότητα να εξάγονται οι Αποφάσεις των Συλλογικών Οργάνων με βάση την μοντελοποίηση τους, On Line, την στιγμή της συνεδρίασης και στην συνέχεια να οδεύουν στα επόμενα στάδιά τους.
