ΚΟΙΝΩΝΙΑ

ΟΤΑ: 130 ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ


ΘΕΜΑΤΙΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ: Κοινωνική Ένταξη & Ισότιμη Πρόσβαση

Πρωτοβουλία

Τοπική Αυτοδιοίκηση - Καλές πρακτικές επικοινωνίας και εξυπηρέτησης "by default": Γραμμή του Δημότη, ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων και εξυπηρέτηση δημοτών

Τοπική Αυτοδιοίκηση - Καλές πρακτικές επικοινωνίας και εξυπηρέτησης "by default": Γραμμή του Δημότη, ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων και εξυπηρέτηση δημοτών
ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ ΑΠΟ:

ΔΗΜΟΣ ΔΟΜΟΚΟΥ



Στόχος δράσης

Ο Δήμος Δομοκού, στην προσπάθειά του για συνεχή βελτίωση των προσφερόμενων υπηρεσιών, έχει προβεί στο σχεδιασμό και την υλοποίηση δράσεων που εξασφαλίζουν καλές πρακτικές επικοινωνίας και εξυπηρέτησης των πολιτών, σε συνεργασία και με άλλους φορείς, όπως το ΥΠΕΣ, το ΓΕΑ και την ΚΕΔΕ, περνώντας στην ψηφιακή εποχή, με σίγουρες επιλογές και σταθερά βήματα, η οποία αφενός στοχεύει στην εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση και την παροχή διοικητικής πληροφόρησης στους πολίτες, χωρίς τη φυσική μετάβασή τους στις υπηρεσίες του Δήμου, την επικοινωνία των στελεχών του Δήμου των ΝΠΔΔ και των ΝΠΙΔ που δραστηριοποιούνται στα διοικητικά του όρια και αφετέρου στην άμεση και ασφαλή πρόσβαση στελεχών των Δήμων σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες που προσφέρουν δεδομένα από άλλους φορείς.

Το εγχείρημα της άμεσης επικοινωνίας και εξυπηρέτησης των πολιτών “By Default” στα πλαίσια της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και όχι μόνο, αντιμετωπίζει στην πράξη μία σειρά από δυσκολίες και προκλήσεις, οι οποίες, αν εξαιρέσουμε το τεχνικό επίπεδο, έχουν εξίσου σημαντικές κοινωνικές και πολιτικές διαστάσεις. Η ενεργή συμμετοχή των πολιτών και η άμεση επικοινωνία τους με τις υπηρεσίες του Δήμου αποτέλεσε τον κεντρικό πυλώνα  του σχεδιασμού για την υλοποίηση των κατάλληλων πολιτικών του Δήμου Δομοκού για την αλληλεπίδραση των δημοτών με τα στελέχη και τις υπηρεσίες του Δήμου. Ωστόσο, η ετερογενής σύνθεση της τοπικής κοινωνίας σε σχέση με τις δυνατότητες που παρέχονται και την πρόθεση για συμμετοχή και αλληλεπίδραση στις διαδικασίες που αναπτύσσονται από το Δήμο, αποτέλεσαν πρόκληση για το σχεδιασμό μίας αποτελεσματικής πολιτικής. Η συγκεκριμένη  πολιτική και κυρίως η συνεισφορά όλων των εμπλεκόμενων (Stakeholders) έμελλε να επηρεάσει την ποιότητα ζωής των πολιτών της κοινωνίας μας και να διαμορφώσει συνθήκες συμμετοχής και αλληλεπίδρασης για όλους τους πολίτες, εξασφαλίζοντας ταυτόχρονα διαφάνεια και αμεσότητα.

 

Κοινό στο οποίο απευθύνεται

Ο σχεδιασμός της πρωτοβουλίας απευθύνεται σε μία ετερογενή κοινωνία μεικτών δεξιοτήτων και σε δημοτικούς υπαλλήλους με διαφορετικό υπόβαθρο, οι οποίοι ωστόσο συνιστούν το μέσο για την επίτευξη του σχεδιασμού που στοχεύει στην άμεση και αποτελεσματική εξυπηρέτηση των πολιτών.

 

Χρονική διάρκεια

Από το 2021 και εφεξής, πάντα στα πλαίσια εξέλιξης των σχεδιασμών τόσο σε τοπικό όσο και σε κεντρικό επίπεδο.


Περιγραφή

Στα πλαίσια της εφαρμογής καλών πρακτικών άμεσης επικοινωνίας και εξυπηρέτησης των πολιτών “By Default” στο Δήμο Δομοκού έχουν υλοποιηθεί διάφορες δράσεις με στόχο την παροχή δυνατότητας στις υπηρεσίες του Δήμου να καταστούν παραγωγικότερες και να προσφέρουν εξατομικευμένες υπηρεσίες, με διαφάνεια, στο σύνολο των πολιτών, με οφέλη που ξεπερνούν σε μεγάλο βαθμό τις αρχικές προσδοκίες και επιτεύγματα των ψηφιακά παρεχόμενων δημόσιων υπηρεσιών.

Οι εν λόγω πρακτικές συνίστανται:

Α) Η καθιέρωση της Γραμμής του Δημότη προσβλέπει στη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Δήμου Δομοκού, αλλά και την ενίσχυση της αμφίδρομης σχέσης εμπιστοσύνης Δήμου και Δημότη.
Στόχος της προσφερόμενης υπηρεσίας είναι η σωστή τηλεφωνική εξυπηρέτηση του πολίτη, η καταγραφή και η σωστή διαχείριση των αιτημάτων και των αναφορών του. Όλα τα αιτήματα και οι προτάσεις βελτίωσης καταγράφονται και διαβιβάζονται στις αρμόδιες υπηρεσίες του δήμου, ενώ παρακολουθείται η πορεία διευθέτησής τους και θα ενημερώνεται ο αιτών για την έκβαση. Η Γραμμή Δημότη είναι διαθέσιμη για την εξυπηρέτηση των δημοτών σε καθημερινή βάση και λειτουργεί καλώντας: 15113 ή στέλνοντας μήνυμα στην ηλεκτρονική διεύθυνση [email protected] μέσω της διαδικασίας που ακολουθείται έχει τη μορφή: Τηλεφωνική λήψη του Αιτήματος, Προώθηση του Αιτήματος στην αρμόδια υπηρεσία του Δήμου και Απάντηση/Ενημέρωση του Δημότη για τη διεκπεραίωση ή την πορεία εξέλιξης του αιτήματός του. Την ευθύνη για την υλοποίηση του προγράμματος έχει το Γραφείο Δημάρχου που ενημερώνεται άμεσα για τα αιτήματα των δημοτών και παρακολουθεί τις ενέργειες των υπηρεσιών του Δήμου.

 Β) Η  καθιέρωση της Γραμμής Πολιτικής Προστασίας του Δήμου Δομοκού  1513 δημιουργήθηκε με στόχο  την άμεση Επικοινωνία για την Αντιμετώπιση Εκτάκτων Αναγκών και την  Άμεση/Βραχεία Διαχείριση των Συνεπειών από την Εκδήλωση Καιρικών Φαινομένων  και Καταστροφών  εξαιτίας φυσικών και ανθρωπογενών αιτίων, συμβάλλοντας στην άμεση και συντονισμένη απόκριση των εμπλεκόμενων υπηρεσιών του Δήμου.

Γ) Ο Δήμος Δομοκού, από την 1η Μαρτίου 2021 διακινεί το σύνολο της αλληλογραφίας του με ηλεκτρονικό τρόπο, κάνοντας χρήση του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων “ΙΡΙΔΑ” του ΥΠΕΣ. Ένα σύστημα, μέσω του οποίου μέχρι σήμερα έχουν διεκπεραιωθεί 39.890 έγγραφα (30.543 εισερχόμενα και 9.357 εξερχόμενα). Με μέσο όρο σελίδων ανά εξερχόμενο τρεις και εισερχομένων έξι σελίδες και μέσο όρο εκτυπώσεων αντιγράφων εξερχομένων τέσσερα αντίγραφα, ο Δήμος Μεταμόρφωσης “έσωσε” την εκτύπωση 211.429 σελίδων.
Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι πέραν της μείωσης του περιβαλλοντικού του αποτυπώματος, ο Δήμος Δομοκού εξοικονόμησε και δημόσιους πόρους. Συγκεκριμένα με μέσο κόστος εκτύπωσης ανά σελίδα τα 0,035 λεπτά, προκύπτει μια εξοικονόμηση 7.400 ευρώ. Εάν μάλιστα συνυπολογίσουμε ότι το κόστος της “ΙΡΙΔΑ” είναι μηδενικό και πως για τη διακίνηση των 39.890 εγγράφων δεν υπήρχαν ταχυδρομικά τέλη ή διακίνηση με κάθε άλλο μέσο, τότε οι εξοικονομήσεις είναι ακόμη μεγαλύτερες, γεγονός το οποίο -σε συνδυασμό με ότι έγινε ευκολότερη η δουλειά των υπαλλήλων- μας κάνει ακόμη πιο υπερήφανους για την επιλογή μας.
To Πρόγραμμα «Ίριδα» υλοποιήθηκε μετά από συνεργασία υπαλλήλων του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών υπό την εποπτεία της Υπηρεσιακής Γραμματέως του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών και του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας.
Από τη λειτουργία του Π.Σ. «ΙΡΙΔΑ», πέρα από το οικονομικό όφελος, παρέχονται και μια σειρά από άλλα πλεονεκτήματα όπως η εξοικονόμηση χρόνου αλλά και η τυποποίηση, η οργάνωση διαδικασιών που στην προέκτασή τους, είναι προς όφελος των υπαλλήλων του Δημοσίου αλλά και των Ελλήνων πολιτών αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα, την αποδοτικότητα και τη ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών.
Παράλληλα, στο πλαίσιο εφαρμογής του μέτρου για «εργασία εξ’ αποστάσεως», λόγω των έκτακτων συνθηκών που προέκυψαν από τον ιό Covid – 19, το σύστημα «ΙΡΙΔΑ» ήταν και συνεχίζει να προσβάσιμο και μέσω διαδικτύου, δίδοντας τη δυνατότητα στους δημοτικούς υπαλλήλους χρήστες του φορέα να εργάζονται με ασφάλεια και από το σπίτι τους. 

Δ) Στα πλαίσια ανάπτυξης  του έργου ΣΥΖΕΥΞΙΣ ΙΙ, σχεδιάστηκε η σύνδεση του συνόλου των δημοτικών  ακινήτων  με το δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ, σε 63 σημεία, για τη παροχή internet και δωρεάν τηλεφωνίας όχι μόνο στις κεντρικές υπηρεσίες, αλλά και στις αποκεντρωμένες δημοτικές υπηρεσίες, τα ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ που δραστηριοποιούνται  στις 31 κοινότητες και τους 3 οικισμούς  του Δήμου με τους υπόλοιπους φορείς του Δημοσίου.  Ο σχεδιασμός  αφορά, επίσης , στην εξασφάλιση δωρεάν κινητής τηλεφωνίας, μέσω του δικτύου ΣΥΖΕΥΞΙΣ, στα στελέχη του Δήμου, των Νομικών Προσώπων  που εποπτεύονται από αυτόν και στους εκπροσώπους των Κοινοτήτων  με την παροχή 114 συσκευών κινητής τηλεφωνίας που εξασφαλίζουν άμεση επικοινωνία στα πλαίσια της αρχής της επικουρικότητας και με στόχο την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων και πρακτικών σε τοπικό επίπεδο.

Ε) Ένταξη του Δήμου στην υπηρεσία myKEPlive, τη νέα πλατφόρμα διαδικτυακής ενημέρωσης & εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης για την παροχή διοικητικής πληροφόρησης στους πολίτες, χωρίς τη φυσική μετάβαση των πολιτών στα ΚΕΠ, αναβαθμίζοντας και επιδιώκοντας την απρόσκοπτη εξυπηρέτηση των πολιτών με στόχο τη διαφάνεια και τη διευκόλυνση τους.

 ΣΤ) Ένταξη του Δήμου στην εφαρμογή  govHUB, στον Κόμβο Διαδικτυακών από τον οποίο εξασφαλίζονται, σε συνεργασία με την ΚΕΔΕ και το ΥΠΕΣ υπηρεσίες που αφορούν στη διαχείριση του Μητρώου φυσικών και νομικών προσώπων, Δήλωσης Διόρθωσης τ.μ. Ακινήτων προς τους ΟΤΑ, Αίτησης Απαλλαγής Δ.Τ. & Μείωσης Τέλους Κοινόχρηστων Χώρων, Αναζήτηση Κατόχων Οχημάτων.


περισσότερα...

Επίδραση στο Κοινωνικό Σύνολο

Συμμετοχή του συνόλου των εργαζομένων και αιρετών του Δήμου που έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή. Αυξανόμενη συμμετοχή και αλληλεπίδραση των δημοτών. Ο ενθουσιασμός και η ικανοποίηση των προσφερόμενων υπηρεσιών διαδέχτηκαν τον αρχικό σκεπτικισμό.

 



Τόπος Δράσης

Εντός των διοικητικών ορίων του Δήμου Δομοκού, στις Κεντρικές και Αποκεντρωμένες Υπηρεσίες του Δήμου.


Συνέχεια…

Συνεργασία με φορέα

Συνεργασία με το ΥΠΕΣ, το ΓΕΑ και την ΚΕΔΕ.


Συμμετοχή εργαζομένων

Συμμετοχή του συνόλου των εργαζομένων και αιρετών του Δήμου που έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή. Αυξανόμενη συμμετοχή και αλληλεπίδραση των δημοτών.

 


Συνέχεια…

Οφέλη για τον Οργανισμό

Οικονομία πόρων, μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος του Δήμου, βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών μέσω μίας αποτελεσματικής επικοινωνίας και εξυπηρέτησης, η οποία βασίζεται στις αρχή της επικουρικότητας και της χρηστής διακυβέρνησης.




Σύνδεση με Παγκόσμιους Στόχους







Περισσότερες Πρωτοβουλίες από τον Οργανισμό



Πείτε μας τη γνώμη σας Εκτύπωση
Η Πρωτοβουλία 'Sustainable Greece 2020' διοργανώνεται από το QualityNet Foundation